Kollaboratives Arbeiten: die nächste Stufe der Teamarbeit – Konkretes Beispiel einer globalen Business Application Implementierung mit dem BPM-Tool Horus
Wir alle kennen Teamarbeit als die gemeinschaftliche Bewältigung einer definierten Aufgabe. Doch hinter einer erfolgsorientierten Zielerfüllung steckt weit mehr als nur am Flipchart Pfeile malen. Nach Prof. Florian Becker, einer der führenden Spezialisten für Wirtschaftspsychologie, wird Teamarbeit durch folgende Merkmale definiert: mehrere Personen, arbeitsteilige Aufgabenbearbeitung, Interaktion und Selbstaktion. Bei näherer Betrachtung und unter Beachtung dieser Aspekte, macht das interaktive Miteinander genauso wie die Selbständigkeit – was im ersten Moment paradox erscheint, aber dennoch entscheidend für den Erfolg der Zusammenarbeit beiträgt – den entscheidenden Unterschied zur reinen Arbeitsteilung. Die Fähigkeiten jedes einzelnen zu nutzen, Synergien zu erschließen und daraus einen maximalen Output zu generieren, das ist Teamarbeit par excellence. Wie alles, entwickelt sich auch die Teamarbeit weiter, erkennt neue Möglichkeiten, die sich durch die Digitalisierung ergeben und gewinnt dadurch noch mehr an Bedeutung. Ein neuer Ausdruck etabliert sich: das kollaborative Arbeiten. Diese agile Methode eines Teams, also die Beweglichkeit auf Situationen schnell und zielorientiert zu agieren, ist für Unternehmen ein wichtiger Schritt zur schnellen und optimierten Anpassung und Lösung von Herausforderungen. Unternehmen sind geprägt von den verschiedensten Facetten der Organisations- und Arbeitsstrukturen, die vernetzt miteinander, harmonisch funktionieren müssen. Eine Unebenheit in diesem fragilen Konstrukt sorgt für Unruhe, die nur durch ein aktives Eingreifen von Experten (gepaart mit Intelligenz – menschlicher und auch künstlicher) beseitigt werden kann bzw. hierdurch sogar Verbesserungen entstehen. Diese gemeinschaftliche, kollaborative Zusammenarbeit stellt die dynamische Vorgehensweise der Experten zur Problemlösung in den Vordergrund, hierarchische Strukturen oder Silodenken werden zu einer horizontalen Vorgehensweise über alle Unternehmensebenen hinweg gewandelt. Diese moderne Zusammenarbeit erfordert neben den zentralen Kriterien der oben beschriebenen Teamarbeit auch kreative Tools, die bei diesem Vorgehen unterstützen. Insbesondere bei komplexen Softwareprojekten, die die Geschäftsprozesse in den Fokus stellen, sind solche modernen Werkzeuge ein wirklicher Fortschritt hinsichtlich Aufwand, Qualität und Resultat. Horus Business Modeler ist ein innovatives Business Process Management-Tool, das weit mehr als die Erstellung von Geschäftsprozessen bietet. Wie sich der Einsatz dieser Software-Lösung in der Praxis gestaltet, zeigt dieses konkrete Beispiel aus aktuellen Projekten: Die Implementierung von Unternehmenssoftware soll oft global an mehreren Standorten erfolgen, wobei die Besonderheiten jedes Standortes zu berücksichtigen sind, jedoch die generelle Systematik und die Vorteile einer zentralen Business Application bestehen bleiben soll. Das bedeutet, dass die Prozesse im Unternehmen global definiert werden müssen, allerdings Best Practices als Vorgaben dienen sollen. Die Erstellung der Prozesse erfolgt dann in enger Zusammenarbeit des Unternehmens mit dem Software-Implementierer, so dass schon in dieser Phase sowohl die Besonderheiten des Unternehmens als auch die Funktionalität der Software in Einklang gebracht werden. Mit dem browserunabhängigen Horus Business Modeler kann nun kollaborativ gearbeitet werden. Das heißt, das gesamte Projekt-Team arbeitet zusammen an den Prozessen, bzw. den Modellen, und zwar zeitgleich, unabhängig vom jeweiligen Ort. Die Teammitglieder agieren parallel sowohl an einzelnen Modellen als auch in unterschiedlichen Bereichen, jedoch im gleichen Projekt. Durch ein systematisches und im Vorfeld definiertes Rollenkonzept, lassen sich auch die einzelnen Aktivitäten innerhalb eines Prozesses gleich bei der Erstellung zuordnen und werden in Echtzeit in übergeordneten Aktivitätenansichten konsolidiert dargestellt. Für noch mehr Transparenz und Informationsaustausch werden Beschreibungen direkt ergänzt oder dazugehörige Dokumente verlinkt. Dass dieses Tool quasi als „Diktiergerät“ fungiert, zeigen die Ergebnisse solcher Workshops mit den Fachabteilungen. Der wertvolle und praxisbezogene Input der Fachanwender wird gemeinsam mit den Experten in Rohformat aufgenommen und im Nachgang mit allen zugehörigen Informationen in einen validen Prozess überführt. Zeitverschiebungen, die oftmals für eine verlängerte Projektlaufzeit bei globalen Implementierungsprojekten sorgen, werden so minimiert mit dem „Nebeneffekt“, dass der Zusammenhalt und die gemeinsame Vorgehensweise innerhalb des Teams gestärkt wird. Diese in mehreren Projekten angewandte Vorgehensweise zeigt, dass kollaboratives Arbeiten weit mehr als nur Arbeiten im Team ist. Agil und kreativ lassen sich Probleme lösen und ohne Aufwand systematisch und durchgängig dokumentieren. Mit Horus als Tool werden komplexe Prozesse strukturiert definiert, nachhaltig dokumentiert und letztendlich ohne große Aufwand und Nacharbeiten umgesetzt. Kollaboratives Arbeiten und Horus – eine Symbiose mit Zukunft. Autor: Sabine Rudolf