Moderne Modellierungstools mit etablierten und praxisbezogenen Best Practice-Lösungen wandeln die Herausforderung der Digitalisierung in eine Chance mit ungeahntem Potenzial für effiziente Prozessgestaltung.

Die Digitalisierung von Prozessen ist ein Thema, über das schon so viel geschrieben, berichtet diskutiert wurde wie kein zweites in den letzten Monaten. Krisen, neue gesetzliche Vorgaben, stetig wachsende Anforderungen und immer kürzer werdende Zeitintervalle bringen Unternehmen an ihre Grenzen hinsichtlich einer optimalen Gestaltung ihrer Prozesse, um den Betrieb am Laufen zu halten. Und NUR am Laufen halten, denn Erweiterungen und Optimierungspotenziale stehen weiterhin unbeachtet am Rand, denn Ressourcen fehlen, um geplant, strukturiert und effizient vorzugehen. „Never change a running system“ – dieses Credo war vielleicht gestern noch akzeptabel, doch in einer modernen, dynamischen und auf Effizienz ausgeprägten Unternehmenswelt ist ein Umdenken erforderlich, um wettbewerbsfähig in einem globalen Markt agieren zu können. Schnell auf Veränderungen zu reagieren, die daraus resultierenden Auswirkungen analytisch zu betrachten und gezielte Maßnahmen zu entwickeln, das sind Forderungen, die Unternehmen an eine IT-basierte Prozesslandschaft stellen. Der Druck auf die Unternehmen wird noch verstärkt, wenn gesetzliche Richtlinien einzuhalten sind. Hilfreich kann sein, den Blickwinkel ein wenig zu verändern. Mittels der erweiterten Sichtweite entpuppt sich die strenge Vorgabe als Chance, eine Veränderung anzugehen und diese strategisch zu konzipieren. Diese Gelegenheit zu nutzen, das ist bei Unternehmen präsent, doch die Umsetzung, die etablierten und bewährten Prozesse zu digitalisieren, also auch analytisch zu beleuchten und eventuell sogar zu verändern, das ist noch eine große Hürde, die überwunden werden muss.

Nach einer Umfrage des VDMA im Rahmen eines Erfahrungsaustauschs zur Digitalisierung im März 2021 ergab sich, dass 64% der Befragten in ihrem Unternehmen teildigitalisierte Prozesse im Einsatz haben. Der Ausbau zu einer kompletten elektronischen Abwicklung, insbesondere der Rechnungsprozesse, wird mit einer hohen Priorität behandelt. In diesem Zusammenhang werden weitere Aspekte, die sich durch eine kritische Betrachtung der Prozesse ergeben, evaluiert und gegebenenfalls mittels neuer Lösungen modernisiert. Der Fokus liegt hierbei, laut der Umfrage, auf der Digitalisierung produktionsnaher und administrativer Prozesse –  Bereiche, die große Herausforderungen an eine optimierte Gestaltung darstellen. Der komplexe Bereich des Rechnungsprozesses ist ein Beispiel hierfür. Die Einhaltung interner und gesetzlicher Vorgaben erfordert eine sensible und umfassende Betrachtung der einzelnen Schritte, um Probleme im Vorfeld zu erkennen, Schwachstellen zu beheben und einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Moderne Modellierungstools ermitteln eine exakte Bestandsaufnahme der Abläufe und der eingesetzten Systeme, definieren die notwendigen Anforderungen und zeigen die Möglichkeiten einer digitalen Umsetzung und dies bei maximaler Flexibilität sowohl hinsichtlich der unternehmensspezifischen Ansprüche als auch dem Digitalisierungsgrad. Einzelne Teilbereiche, deren Darstellung mit einem hohen Detaillierungsgrad die notwendige Transparenz erfordert, lassen sich übersichtlich zu einer Gesamtdarstellung kombinieren. Dieser integrierte Lösungsansatz sorgt für Konnektivität und durchgehenden Informationsfluss, ein zentraler Baustein in der Digitalisierung der Prozesse.

Prozesse von heute müssen intelligent, agil und elastisch sein. Die Basis hierzu sind konzeptionelle Modelle, die die Komplexität der Anforderungen, Vernetzungen und Flexibilität darstellen und in effiziente Prozesse umsetzen. Das Ergebnis sind Abläufe, die ein optimiertes Ressourcenmanagement sowie Effizienz, Kostenoptimierung, Qualitätsmaximierung und Nachhaltigkeit in die Unternehmensprozesse bringen.

Autor: Sabine Rudolf