Qualitätsmanagement im Wandel

Zwei Kontrahenten im Unternehmen vereint für maximale Qualität bei optimalen Prozessen

Funktionsorientierte Bereiche und das prozessorientierte Qualitätsmanagement – in jedem Unternehmen stehen sich die beiden Welten sehr kritisch und distanziert gegenüber. Beide Sektionen sind unabdingbare Voraussetzung für ein erfolgreiches Unternehmen, egal ob im produzierenden Gewerbe oder im Dienstleistungssektor. Theoretisch sollten sich beide Sichtweisen ergänzen, doch in der Praxis sieht das anders aus: die Barriere des gegenseitigen Verständnisses ist oftmals zu hoch. Lässt sich das mit der neuen Digitalisierungswelle beheben? Gibt es sogar die Möglichkeit eines integrierten Prozess- und QM-Vorgehens?

Aktueller Stand

Doch schauen wir zunächst mal die aktuelle Situation an. Zuerst die Situation in einem Unternehmen. Die gelebten Prozesse sind die Lebensadern des Betriebs. Sie pulsieren im gesamten Unternehmensorganismus und sind der Treiber für den Erfolg, also den maximalen Output. Gelebte Prozesse gehen oftmals verschlungene Wege, begründet in der Notwendigkeit, schnell auf äußere Einflüsse reagieren zu müssen und dann ganz nach dem Motto „never change a running system“, haben sich Abläufe fest verankert.

Darüber hinaus gibt es oft drei Dimensionen eines Unternehmens:

• Die Außendarstellung gegenüber interessierten Parteien (Behörden, Lieferanten, Kunden usw.).
  
• Die Dokumentation gegenüber Zertifizierungsgesellschaften (Prozessdokumentation) und aufgrund gesetzlicher Vorgaben.
  
• Die von Mitarbeitern bewusst durchgeführten Verstöße gegenüber Bestimmungen.
  

Oft weiß die Unternehmensleitung nichts über die Risiken, die sich aus dem Fehlverhalten der Mitarbeiter ergeben!

Qualitätsmanagement steht für dokumentierte Prozesse, die aufeinander abgestimmt, optimiert und allen Mitarbeitern zugänglich sind. Dies beinhaltet auch die Einhaltung von Normen, Gesetzen und Kundenvorgaben. Die Einhaltung und Verbesserung der Prozesse hat die höchste Priorität, um die Qualität von Produkten und Dienstleistungen, die das Unternehmen erarbeitet, auf ein höchstmögliches Maß zu verbessern. Arbeitsanweisungen und organisatorische Maßnahmen sind Werkzeuge, um die Einhaltung der Prozesse abzusichern.

Der Aufwand, der durch diese Maßnahmen entsteht belastet Ressourcen und Budget eines Unternehmens. Kurzfristig betrachtet ist dies eine erhöhte Aufwendung, die jedoch langfristig entscheidend für schlanke und somit kosteneffiziente Prozesse im gesamten Unternehmen sorgt. Auf der einen Seite stehen nun die pulsierenden, gelebten Prozesse der fundierten und langfristig orientierten Prozessdokumentation des Qualitätsmanagements gegenüber. Dass hier ein Spannungsfeld entsteht, ist vorprogrammiert – doch muss das so sein? Gibt es keine Alternative?

Die neue digitale Welt

Digitale Transformation, digitale Evolution, Industrie 4.0 und KI – das sind nur einige der Schlagworte, die die neue Revolution im digitalen Umfeld beschreiben. Es gab viele Innovationen und Ideen, doch generell ist allen klar, dass ein harmonisches Miteinander der Schlüssel zum Erfolg ist. Die ganzheitliche Betrachtung steht im Mittelpunkt und insbesondere innerhalb der Unternehmen. Der technische Fortschritt macht dies nun möglich, denn die digitale Welt bietet ein enormes Potenzial der holistischen Vorgehensweise. Ein Teil sind die Cloud-Applikationen, die eine maximale Transparenz und Anwendung ermöglichen; aber auch kreative Anwendungen, die komplexe Zusammenhänge in einfache Arbeitsweisen wandeln. Und genau hier setzen die Lösungen für eine integrierte Vorgehensweise an.

Prozessmodellierung mit Qualität

Moderne Prozessmodellierung besteht aus weit mehr als einfachen Ablaufdiagrammen. Darstellungen auf modularen Ebenen mit unterschiedlichen Detaillierungsgraden, differenzierte Betrachtungsweisen, mehrdimensionale Verknüpfungen, integrierte Wissensdatenbanken und die Anwendung der Augmented Reality zeigen die Komplexität der Prozesslandschaft – aber noch mehr die Möglichkeiten, die daraus entstehen können. Konkret zeigt sich das in der Verzahnung der QM in die Prozesskette und zwar von Anfang an. Das bedeutet, dass die Kriterien der Qualitätssicherung unmittelbar im Prozess eingebettet sind, die notwendigen Informationen direkt an der entsprechenden Stelle zur Verfügung stehen, die Einhaltung der Normen überprüft werden und in Echtzeit die Meldungen erfolgen. Die Dokumentation, das zentrale Element des Qualitätsmanagements, wird permanent angepasst und ist somit immer auf dem aktuellen Stand.

Zukunftsvision? Nein, das ist Praxis!

Modernste Technologie gepaart mit QM-Expertise, das ist gelebte Digitalisierung, die real einsetzbar ist. Die einzelnen Elemente sind vorhanden, es gilt „nur“ diese intelligent einzusetzen und die Funktionalitäten sinnvoll zu kombinieren. Ein „Digitaler Twin“ eines Unternehmens – also das virtuelle Abbild der Prozesslandschaft – bildet die Basis, um Informationen zu sammeln, analysieren und letztendlich auch Optimierungen anzugehen. Dies betrifft auch die Einhaltung der Richtlinien, deren Auswirkungen und Anpassungen der Prozesse.

Wieso – weshalb – warum?

Ganz einfach. Durch die vollständige Integration der QM in die gelebte Prozesswelt in allen Ebenen und mit allen verfügbaren Funktionalitäten, entfallen die hemmenden, kostenintensiven und langwierigen Vorgehensweisen zur Sicherung der Qualität.

Konkretes Beispiel: Ein ISO-zertifiziertes Unternehmen bedarf alle drei Jahre eine Re-Zertifizierung. Zwischenzeitlich ergeben sich oftmals neue Richtlinien von Gesetzesseite, Umstrukturierungen in den Unternehmensprozessen oder auch organisatorische Veränderungen, die kurz vor Ablauf der Zertifizierung für extreme Anstrengungen zur konformen Dokumentation sorgen. Mit einer integrierten QM werden permanent die Auswirkungen der Anpassungen überprüft und entsprechend dokumentiert, das letztendlich den Vorteil einer aktuellen Qualitätssicherheit darstellt und die Aufwände minimiert.

Erfahren Sie mehr in unserem Webinar: Qualitätsmanagement im Wandel – moderne Prozessmodellierung von Morgen

Autor: Sabine Rudolf