Horus Basics: Warum Sie dokumentieren sollten

Was ist ein Geschäftsprozess?

Ein Geschäftsprozess ist eine Folge von Handlungen zur Erreichung eines Ziels. Ein Prozess kann aus mehreren Teilprozessen bestehen, im Wesentlichen setzt er sich jedoch aus drei Elementen zusammen: dem Ereignis (Input), den Handlungsschritten (Verarbeitung) und dem Ergebnis (Output).

Business Process Management

Business Process Management (BPM) beschäftigt sich mit der Dokumentation, Gestaltung, Steuerung, Implementierung und Verbesserung von Geschäftsprozessen. Ziel von BPM ist es, eine hohe Performance der betrieblichen Abläufe eines Unternehmens sicherzustellen. Dies geschieht durch die Anwendung spezieller Konzepte, Methoden und Technologien.

Es befasst sich jedoch nicht nur mit technischen Fragestellungen, sondern auch mit organisatorischen Aspekten. Dazu zählt die Organisationstruktur eines Unternehmens, die strategische Ausrichtung und die Einbindung der Prozessbeteiligten.

Business Process Management wirkt dabei im Wesentlichen auf drei Ebenen: Kunden-, Prozess-, und IT-Infrastrukturorientierung. Im Mittelpunkt der Kundenorientierung stehen die Kundenanforderungen. Im Rahmen der Prozessorientierung stehen Kernprozesse und systemübergreifende Unterstützungsprozesse im Fokus. Eine umfassende, skalierbare und flexible IT-Infrastruktur ist unbedingt nötig, um sich den Veränderungen am Markt und den Kundenanforderungen anzupassen.

Warum ist es sinnvoll Prozesse zu dokumentieren?

Die Dokumentation eines Prozesses beantwortet die Fragen: Wer macht was, wann, wie und mit wem. Dadurch ergeben sich unter anderem folgende Vorteile:

  • Verkürzung der Einarbeitungszeit neuer Mitarbeiter: Neue Mitarbeiter können sich mithilfe dokumentierter Prozesse schneller mit den Aufgaben und dem Unternehmen vertraut machen.
  • Beschleunigtes Aufspüren von Fehlern: Fehlerursachen können durch die Dokumentation leichter identifiziert und korrigiert werden.
  • Abgrenzung klarer Verantwortungsbereiche: Durch die Prozessdokumentation sind Verantwortungen eindeutig definiert und Schnittstellen für alle klar erkennbar.

Geschäftsprozessmodellierung

Für ein Unternehmen ist es extrem wichtig den Aufbau und die internen Abläufe genau zu kennen, um den Erfolg und das Fortbestehen langfristig zu sichern. Dabei ist der Einsatz von Modellen verschiedenster Form unabdingbar.  Durch die Modellierung von Geschäftsprozessen entsteht eine ganzheitliche Dokumentation der Unternehmensabläufe.  Die modellierten Geschäftsprozesse machen Vorgänge im Unternehmen transparenter und ermöglichen den Mitarbeitern Aufgaben und Zusammenhänge besser zu verstehen. Für ein Geschäftsprozessmodell werden unter anderem die Ereignisse, Bedingungen, der Informationsfluss, die Zuordnung der Rollen und die Ergebnisse analysiert und anschließend modelliert.

Chancen nutzen und durch Modellierung und Dokumentation erfolgreich BPM umsetzen

Geschäftsprozessmodelle können als Chance genutzt werden, um interne Strukturen und Abläufe besser zu gestalten. Business Process Management als Ganzes schafft einen klaren Überblick über die Prozesse, kann die Prozessabläufe optimieren, Schnittstellen analysieren sowie Abhängigkeiten und klare Zuständigkeiten darstellen.